Étape 1 : Accéder au menu dédié
Pour commencer, je vous invite à aller dans le menu AG (Assemblée Générale) > Impression des convocations .
C’est depuis cet écran que vous allez pouvoir gérer l’ensemble des convocations liées à une Assemblée Générale donnée.
Étape 2 : Sélectionner la copropriété concernée
Une fois dans le module « Impression des convocations », il vous faudra choisir la copropriété pour laquelle vous souhaitez éditer les convocations.
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Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez le nom de la copropriété concernée.
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Vérifiez que vous avez bien sélectionné la copropriété correspondant à l’Assemblée Générale prévue.
Cette étape est essentielle pour éviter toute erreur d’édition ou d’envoi à de mauvaises adresses.
Étape 3 : Générer les convocations
Après avoir sélectionné la copropriété, vous avez la possibilité d’éditer les convocations directement.
Le système va générer automatiquement un document comprenant toutes les informations déjà saisies dans la préparation de l’Assemblée Générale, notamment :
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La date et l’heure de la réunion,
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Le lieu de l’Assemblée,
Ces éléments seront automatiquement intégrés dans la convocation selon le modèle prédéfini du logiciel.
Convocation à l’Assemblée Générale – Informations essentielles
La convocation à l’Assemblée Générale doit être transmise à l’ensemble des copropriétaires selon l’un des moyens légaux suivants :
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Par acte d’huissier,
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Par remise en mains propres,
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Par lettre recommandée avec accusé de réception électronique,
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Par lettre recommandée avec accusé de réception papier.
Délais d’envoi
La convocation doit être envoyée au moins 21 jours calendaires avant la date de l’Assemblée Générale.
👉 Les jours calendaires comprennent tous les jours de l’année (du 1er janvier au 31 décembre), y compris les samedis, dimanches et jours fériés.
⚠️ Ce délai peut être réduit uniquement en cas d’urgence, ou allongé si le règlement de copropriété le prévoit.
Contenu obligatoire de la convocation
La convocation doit impérativement mentionner les éléments suivants :
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Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété,
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Le formulaire de pouvoir permettant à un copropriétaire de se faire représenter,
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Les annexes nécessaires,
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L’ordre du jour détaillé,
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Le lieu où se tiendra l’Assemblée,
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La date et l’heure de la réunion.
Bonnes pratiques
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Anticiper l’édition : ne vous y prenez pas à la dernière minute, cela vous laisse le temps d’effectuer d’éventuelles corrections.
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Conserver une copie : archivez systématiquement la version finale envoyée aux copropriétaires (Word ou PDF).
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Respecter les délais légaux : rappelez-vous que les convocations doivent être envoyées au moins 21 jours avant la date de l’Assemblée Générale.
Conclusion
L’impression des convocations d’Assemblée Générale est une procédure incontournable mais simplifiée grâce au module « AG – Impression des convocations ». En quelques étapes – sélection de la copropriété, génération automatique du document, personnalisation sous Word et impression finale – vous disposez d’un outil efficace pour gérer cette tâche avec fiabilité et rapidité.
En suivant ce mode opératoire et en appliquant les bonnes pratiques, vous assurez une communication claire, professionnelle et conforme aux obligations légales auprès de l’ensemble des copropriétaires.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !