🔍 Étape 1 : Accéder au module “AG”
Commencez par ouvrir votre logiciel et vous rendre dans le menu dédié aux Assemblées Générales, intitulé : AG → Assemblée générale → Impression de la feuille de présence
Ce menu regroupe toutes les fonctionnalités liées à la préparation, à la tenue et au suivi des AG, notamment la convocation, la feuille de présence et le procès-verbal
🏢 Étape 2 : Sélectionner la copropriété concernée
Une fois dans le module, il est nécessaire de sélectionner la copropriété pour laquelle vous souhaitez éditer la feuille de présence.
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Cliquez sur le champ “Copropriété”.
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Recherchez le nom ou le code de la résidence.
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Validez votre sélection.
📅 Étape 3 : Choisir l’Assemblée Générale
Ensuite, sélectionnez l’Assemblée Générale correspondante.
Veillez à sélectionner la bonne AG, surtout si plusieurs réunions ont eu lieu au cours de l’exercice (AG ordinaire, AG extraordinaire, etc.).
🔑 Étape 4 : Sélectionner la clé de charges générales
Le logiciel vous demandera ensuite de choisir la clé de charges générales.
Cette clé est utilisée pour calculer les quotes-parts de chaque copropriétaire dans la feuille de présence, en fonction de leurs tantièmes.
💬 Exemple : la clé de charges “Générales” correspond souvent à la répartition des charges communes générales selon les tantièmes de copropriété.
🖨️ Étape 5 : Imprimer la feuille de présence
Une fois tous les paramètres renseignés :
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Vérifiez que les informations affichées sont correctes.
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Cliquez sur l’icône d’imprimante 🖨️
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Le logiciel génère alors un aperçu du document avant impression.
Vous pouvez ensuite :
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Imprimer directement la feuille de présence sur papier ;
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Exporter en PDF pour un envoi électronique ou un archivage numérique.
📋 Contenu de la feuille de présence
La feuille imprimée contient généralement :
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Le nom et prénom de chaque copropriétaire ou mandataire présent ;
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L’adresse du lot ou son numéro ;
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Le nombre de tantièmes ou de voix représentées ;
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Les signatures des présents et représentés.
Cette feuille devra être signée en début d’AG par les copropriétaires présents et remise au président de séance pour validation.
⚠️ Bonnes pratiques et conseils
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Vérifiez toujours les pouvoirs avant d’imprimer la feuille définitive : cela évite les corrections manuelles pendant la séance.
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Conservez un exemplaire signé dans le dossier de la copropriété : c’est un document légal à produire en cas de contrôle ou de contestation.
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Pensez à archiver la version PDF pour votre sauvegarde électronique ou votre GED (gestion électronique des documents).
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