Dans la gestion locative, il arrive parfois que des virements de la CAF soient reçus après que vous ayez déjà clôturé le solde tout compte d’un locataire. Ces virements peuvent concerner des régularisations ou des paiements tardifs, et il est essentiel de les gérer correctement dans le logiciel pour maintenir une comptabilité précise et transparente. Ne pas traiter ces paiements peut entraîner des écarts dans les comptes et compliquer la relation avec le locataire. Cet article vous guide pas à pas pour enregistrer ces virements et procéder au remboursement éventuel des trop-perçus.
1. Désarchiver le bail puis enregistrer le paiement CAF
Avant toute saisie, vérifiez que le bail du locataire est actif dans le logiciel.
Si le bail a été archivé après l’édition du solde de tout compte, il est nécessaire de le désarchiver temporairement.
Une fois cette étape effectuée :
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Rendez-vous dans le menu Encaissements, puis Prestations CAF,
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Saisissez le montant du virement reçu, même s’il concerne une période antérieure à la clôture du bail.
✅ Cela permet d’assurer une traçabilité comptable claire et d’associer correctement le versement au locataire concerné.
💡 Ce passage est essentiel pour que vous puissiez ensuite effectuer le remboursement au locataire de manière transparente et conforme dans LOCKimmo.
2. Rembourser le montant au locataire
Après avoir enregistré le virement, le montant apparaîtra sur le compte "trop-perçu" du locataire. Vous pouvez alors effectuer le remboursement depuis le menu « Remboursement trop-perçu locataire » :
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Saisissez les informations nécessaires :
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Date du remboursement
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Qui a effectué le remboursement
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Compte bancaire utilisé, pour assurer le rapprochement bancaire
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Cliquez sur « Rembourser » dans la ligne correspondant au locataire concerné
Ce remboursement permet de :
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Régulariser la situation comptable,
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Éviter que ce montant reste à tort dans le solde du trop-perçu de votre locataire,
Bon à savoir
Ne pas oublier de désarchiver le bail avant d’enregistrer un encaissement lié à un locataire dont le solde tout compte a été finalisé.
En effet, lorsque le bail est archivé suite à la clôture du solde tout compte, il devient inactif dans le logiciel. Dans cet état, LOCKimmo ne peut pas enregistrer correctement les paiements associés, car ces opérations doivent être rattachées à un bail actif pour assurer la cohérence des données.
En conclusion
La réception d’un virement CAF après l’édition d’un solde de tout compte peut sembler délicate à gérer, mais avec LOCKimmo, vous disposez des outils nécessaires pour le traiter de manière simple et rigoureuse. En désarchivant temporairement le bail, en enregistrant correctement l’encaissement puis en remboursant le trop-perçu au locataire, vous garantissez une comptabilité fidèle et une gestion locative transparente.
N’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance si vous avez besoin d’accompagnement dans cette procédure. Nous sommes là pour vous aider à optimiser l’utilisation du logiciel au quotidien.