Dans cet article, nous vous expliquons de manière détaillée et exhaustive :
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Pourquoi un loyer annuel ne peut pas être généré automatiquement
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Pourquoi il n’est pas possible non plus de lancer un appel manuel standard
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La méthode exacte à suivre pour créer un appel spécifique annuel
Cet article a pour objectif de vous offrir un guide complet et clair, afin que vous puissiez gérer vos loyers annuels en toute sérénité.
1. Comprendre le fonctionnement particulier des loyers annuels
À la différence des loyers mensuels ou trimestriels, un loyer annuel représente une facturation ponctuelle mais regroupant toute une période de location.
Chaque appel correspond donc à une année entière, généralement du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre.
Ce format atypique implique une logique comptable différente, qui n’est pas compatible avec les mécanismes automatiques habituels du logiciel.
2. Pourquoi les loyers annuels ne peuvent pas être générés automatiquement ?
L’automatisation repose sur un schéma répétitif : un appel est généré chaque mois (ou à une fréquence définie), à une date d’appel précise.
Cependant, pour les loyers annuels :
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Il n’existe qu’un seul appel par an
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Il n’y a pas de cycle mensuel ou périodique
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La date de l’appel dépend d’un contexte contractuel souvent unique
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Le calcul et la facturation regroupent généralement plusieurs éléments sur une période très étendue
En conséquence, le paramétrage automatique ne fonctionne pas pour les loyers annuels.
Même si la fiche bail indique une périodicité annuelle, cette information ne permet pas au système de générer automatiquement un appel de loyer.
3. Pourquoi il est également impossible de lancer un appel manuel standard ?
Loyers et Facturations > Appels des loyers
Ce menu permet habituellement de lancer manuellement les appels mensuels ou trimestriels.
Cependant, pour un loyer annuel :
❌ Vous ne pourrez pas lancer un appel individuellement depuis ce menu.
Le système ne reconnaît pas le loyer annuel comme un type facturable dans le processus standard, car il ne suit ni une logique mensuelle ni une logique périodique classique.
Même si le bail est correctement paramétré, le bouton de génération manuelle ne permettra pas de créer un appel annuel.
➡️ C’est tout à fait normal : les loyers annuels doivent impérativement être saisis via un appel spécifique.
4. La seule méthode possible : saisir un appel spécifique
Pour générer un loyer annuel, vous devez utiliser le module dédié aux facturations personnalisées :
Menu : Gestion > Loyers et Facturations > Facturations/Appels spécifiques
Ce module permet de créer manuellement un appel avec :
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Le bail souhaité
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La période exacte
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Les éléments de facturation
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Les montants correspondants
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez générer un appel annuel complet, clair et conforme aux obligations du bail.
Voici la procédure détaillée :
Étape 1 : Ouvrir le module Appels spécifiques
Accédez au menu :
Gestion > Loyers et Facturation > Facturations/Appels spécifiques
Ce menu est conçu pour tous les appels qui ne suivent pas les schémas automatiques habituels.
Étape 2 : Sélectionner le propriétaire et le bail concerné
Dans le formulaire d’appel spécifique :
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Choisissez le propriétaire concerné
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Sélectionnez le bail pour lequel le loyer annuel doit être facturé
Cette sélection garantit que les montants seront rattachés au bon contrat, à la bonne habitation et au bon locataire.
Étape 3 : Définir la période annuelle
Indiquez la période correspondant au loyer à facturer.
Pour un loyer annuel, il s’agit généralement d’une période :
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Du 01/01 au 31/12,
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ou de toute autre période annuelle selon le bail (par exemple : 01/09 au 31/08 pour un bail scolaire ou saisonnier).
L’important est de couvrir exactement 12 mois consécutifs.
Étape 4 : Ajouter les éléments de facturation
Cliquez sur le bouton “+” (plus vert) pour ajouter :
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Le loyer annuel
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Les éventuelles charges
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Les prestations complémentaires si applicable
Choisissez le type d’élément, puis saisissez le montant correspondant.
Si plusieurs postes doivent être facturés, vous pouvez en ajouter plusieurs successivement.
Étape 5 : Générer l’appel
Lorsque tous les éléments sont renseignés :
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Vérifiez l’ensemble des données
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Cliquez sur le bouton "Appeler le loyer" (en bas à droite)
L’appel annuel sera alors créé dans le système comme une facture complète regroupant tous les éléments.
5. Résumé des points clés
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Les loyers annuels ne peuvent pas être générés automatiquement
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Le paramétrage automatique ne fonctionne pas pour les loyers annuels
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Vous ne pouvez pas lancer un appel annuel manuellement depuis “Appels des loyers”
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Le seul moyen est de passer par un appel spécifique
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Le menu à utiliser est :
Gestion > Loyers et Facturations > Facturation > Appels spécifiques
Conclusion
La facturation des loyers annuels nécessite une manipulation particulière car ce type de loyer ne peut ni être généré automatiquement ni être lancé manuellement via les menus habituels.
Pour garantir une facturation correcte, complète et conforme au bail, il est indispensable d’utiliser la fonctionnalité Appels spécifiques, conçue spécialement pour les cas non standard.
Une fois cette méthode maîtrisée, la création des appels annuels devient simple, fiable et parfaitement adaptée aux besoins spécifiques de vos contrats.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !