Dans le cadre de la reprise d’une copropriété en gestion vous allez avoir plusieurs opérations à réaliser pour vous permettre d’assurer la gestion de cette copropriété dans votre logiciel LOCKimmo. Une fois ces opérations réalisées vous pourrez prender sereinement la suite de l'ancien syndic.
Comment procéder pour effectuer la reprise de comptabilité ?
Tout d'abord attardons nous sur la stratégie de reprise de données. Pour bien effectuer cette opération il faut distinguer:
- le paramétrage de votre copropriété (étapes 1 à 4)
- la reprise de la comptabilité (étape 5) à partir de la balance transmise par l'ancien syndic
Voici étapes par étapes les actions à réaliser.
1ère étape : la reprise de votre copropriété.
Dans cette étape vous allez saisir votre copropriété. Pour cela allez dans Vos données - Copropriétés et ajoutez la fiche de votre copropriété
2ème étape : la reprise de la structure de votre copropriété avec la saisie des lots.
Allez dans Vos données - Composition de la copropriété et saisissez les différents lots qui composent la copropriété
3ème étape : saisissez vos clés de répartition
Pour effectuer cette action utilisez le réglement de copropriété et saisissez les clés de répartitions et les répartitions liées. A cet étape dans le paramétrage des répartitions vous trouverez les lots que vous aurez saisis à l'étape précédente. La saisie des clés de répartitions (ex: clé charges générales, clé ascenseur...) se réalise en allant dans Vos données - Clés de répartition. La saisie du détail de la clé de répartition se fait en allant dans Vos données - Définition des répartitions
4ème étape: la saisie de vos copropriétaires
Allez dans Vos données - Liste des copropriétaires et ajoutez les copropriétaires de votre copropriété. Pour ces copropriétaires faites le lien avec les lots qu'ils possèdent. Comme vous pourrez le constater lors de l'ajout de vos copropriétaires des comptes comptables seront automatiquement générés par le logiciel. Ces comptes comptables seront utilisés dans la reprise de la balance de l'ancien syndic.
5ème étape : reprise de la balance comptable
Dans le transfert de dossier de l'ancien syndic vous est fournie une balance comptable. Cette balance doit être obtenue au premier jour de l'exercice. Concrètement si la copropriété a un exercice qui commence au 1er janvier votre balance devra correspondre à cette date. Si vous reprenez une comptabilité en cours d'exercice il faudra en effet saisir ou générer les transactions depuis le début de l'exercice (ex; appels de fonds, encaissements, dépenses...)
Pour saisir cette balance dans votre logiciel allez dans Gestion - comptabilité - Saisie d'une OD
Précisez bien la date du début de l'exercice.
Lors de la saisie de la balance comptable utilisez les comptes copropriétaires de votre LOCKimmo (ex: 450-1 pour le locataire Dupond) et pas les comptes comptables de ce même copropriétaire dans la balance de l'ancien syndic. Vous aurez ainsi par exemple le copropriétaire Dupond qui pour l'ancien syndic avait un compte comptable de type 4501-125 qui aura dans votre LOCKimmo un compte lié qui pourra être 450-1-000012. Utilisez ce compte 450-1-000012 dans votre reprise de balance dans LOCKimmo.
Une fois ces opérations réalisées vous aurez tous les éléments pour commencer votre gestion. Vous pourrez alors enregistrer votre budget et vous pourrez ainsi ensuite lancer vos appels de fonds, réaliser vos encaissements...