🟦 1. Reprendre le solde des provisions pour charges déjà payées par le locataire
Avant d’effectuer la régularisation, il est essentiel d’enregistrer les provisions pour charges que le locataire a versées sur l’année concernée.
👉 Pour cela, effectuez une reprise de solde correspondant :
-
aux provisions mensuelles déjà réglées par le locataire,
-
sur la période durant laquelle vous n’aviez pas la gestion.
Cette étape permet au logiciel de connaître les montants déjà appelés et payés, afin de comparer correctement avec les dépenses réelles.
Il faut aller dans le menu Gestion > Reprise de soldes
👉 Pour effectuer cette reprise :
-
Accédez à Gestion → Reprise de soldes.
-
Sélectionnez l’onglet Solde locataire.
- Saisissez une date de reprise sur l'année N-1, par exemple le 31/12/2024.
Indiquez la date de la reprise (obligatoirement au 31/12 de l’année concernée par la régularisation de charges). - Sélectionnez le propriétaire concerné par cette reprise de solde.
-
Choisissez le locataire et le bail concernés.
-
Renseignez le montant dans le champ “Provisions pour charges déjà payées”.
-
Cliquez sur Enregistrer.
la transaction comptable associée apparaît automatiquement dans le tableau.
Après validation, cliquez sur :
➡ Générer la transaction comptable
🟦 2. Saisir les dépenses de charges locatives
Une fois les provisions reprises, vous devez enregistrer les dépenses réelles que vous souhaitez intégrer dans la régularisation.
👉 Pour cela, saisissez une dépense de type charges locatives :
-
Il faut aller dans le menu Gestion > Dépenses
- Cliquez sur ajouter une dépense
-
Indiquez le montant total des charges imputables au locataire pour l’année concernée.
- Il est très important de saisir la dépense à une date sur l'année concernée (par exemple 31/12/2024, pour que la dépense soit prise en compte dans la régularisation de charges 2024).
Ces dépenses seront ensuite utilisées automatiquement dans le calcul de la régularisation.
🟦 3. Lancer la régularisation de charges
Lorsque les provisions et les dépenses ont été correctement saisies, vous pouvez procéder à la régularisation.
👉 Rendez-vous dans :
Gestion → Régularisation pour charges
Vous pourrez alors :
-
sélectionner l’exercice à régulariser,
-
visualiser les provisions vs. les dépenses,
-
générer la régularisation automatiquement.
Le logiciel calculera :
-
un complément à payer par le locataire, ou
-
un trop-perçu à rembourser, selon les montants enregistrés.
Je vous invite à consulter notre article de base de connaissances sur la régularisation de charges en cliquant sur le lien ci-dessous:
https://aide.lockimmo.com/basedeconnaissances/comment-effectuer-une-r%C3%A9gularisation-de-charges
✅ Résumé
Pour effectuer une régularisation sur une année non gérée par votre agence, vous devez :
-
Reprendre les provisions pour charges déjà payées par le locataire.
-
Saisir une dépense correspondant aux charges locatives réelles.
-
Lancer la régularisation via le menu Gestion → Régularisation pour charges.
Cette procédure permet une régularisation correcte et fiable, même si vous n'étiez pas gestionnaire du bien au moment des appels de charges initiaux.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !