Comment facturer un propriétaire sans bien en gestion?

Il peut arriver qu'une agence doive facturer un propriétaire pour une prestation ponctuelle, alors même qu'aucun de ses biens n'est géré dans le logiciel. Pour que la facture puisse être émise et éventuellement réglée dans Lockimmo, il est nécessaire de créer des fiches fictives permettant de supporter la facturation.

🧭 Étape 1 : Créer les fiches nécessaires

Pour pouvoir générer une facture propriétaire, Lockimmo nécessite qu'un bien et un bail existent. Dans ce cas particulier, il faudra créer des éléments fictifs :

1. Créer une fiche propriétaire (si elle n'existe pas déjà).
   Menu : Vos données > Vos Propriétaires > Ajouter un propriétaire

2. Créer un bien fictif.
   Menu : Vos données > Vos Biens locatifs > Ajouter un bien

3. Créer un locataire fictif.
   Menu :Vos données  > Locataires > Ajouter un locataire

4. Créer un bail fictif rattaché au bien et au locataire créés.
   Menu : Vos données > Baux > Ajouter un bail

Ces éléments ne serviront qu'à supporter la facturation et ne seront plus utilisés ensuite.

🧭 Étape 2 : Générer la facture propriétaire

Une fois les fiches fictives créées, vous pouvez procéder à la facturation.

1. Rendez-vous dans :
   Gestion > Loyers et facturations > Facturations / Appels spécifiques

2. Cliquez sur un propriétaire pour générer une facturation propriétaire.

3. Sélectionnez le propriétaire concerné.

4. Renseignez :

   • La date de facturation

   • Le bail fictif correspondant

   • La désignation ou le libellé de la facture

   • Le montant à facturer

5. Validez la facture.

Retrouver et gérer une facture propriétaire

1. Accéder au registre :
   La facture peut être retrouvée dans Registre des loyers et facturations.

2. Supprimer une facture (en cas d’erreur) :

   • Dans ce registre, cliquez sur l’icône poubelle située à droite de la facture pour la supprimer.

⚠️ À savoir : une facture propriétaire est automatiquement notifiée comme payée par le logiciel.

🧭 Étape 3 : Archiver les fiches fictives

Une fois la facture générée et traitée, les éléments fictifs n'ont plus d'utilité. Pour garder votre base propre, il est recommandé de les archiver.

À archiver :

• Le bien fictif

• Le locataire fictif

• Le bail fictif

Comment archiver une fiche Bien, Bail ou Locataire?

1. Accédez au menu :
   Vos données > Liste de vos dossiers archivés.

2. Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez archiver :

   • Cochez par exemple Bien, Bail ou Locataire.

3. Choisissez la fiche correspondante dans la liste déroulante.

4. Cliquez sur le bouton Archiver.

⚠️ Il faut répéter cette manipulation pour chaque type de fiche (Bien, Bail, Locataire).

Retrouver et réactiver une fiche archivées

• Dans ce menu, vous pouvez consulter vos dossiers archivés à tout moment.

• Pour réactiver une fiche, sélectionnez la et cliquez sur le bouton Activer.

✔️ Résultat

Grâce à cette procédure :

• La facture est correctement enregistrée dans Lockimmo.

• La traçabilité est assurée pour le propriétaire.

• Votre base reste propre grâce à l'archivage des fiches fictives créées spécifiquement pour cette opération