Sur LOCKimmo, la refacturation de la Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM) au locataire s'effectue par le biais d'un transfert de dépenses.
Ce mécanisme permet de générer une facture à la charge du locataire. Une fois que celui-ci a réglé la facture, les fonds sont automatiquement reversés sur le compte du propriétaire.
Point de vigilance : Les honoraires de gestion
Avant de procéder au transfert de la dépense, vous devez définir si cette opération doit donner lieu à la perception d'honoraires de gestion.
Vérifier votre paramétrage comptable
Le calcul des honoraires sur les transferts de dépenses n'est pas automatique s'il n'est pas configuré en amont. Pour ajuster ce réglage :
Cliquez sur la roue crantée (Paramètres) en haut à droite.
Sélectionnez le menu Fiche Gérant.
Rendez-vous dans l'onglet Comptabilité.
Localisez l'option : "Calculer des honoraires de gestion sur les transferts de dépenses".
💡 Comment choisir le bon réglage ?
Vous souhaitez percevoir des honoraires : Cochez la case. Le logiciel calculera alors vos honoraires au moment de l'encaissement de la facture par le locataire.
Vous ne souhaitez pas de frais de gestion : Décochez la case. Le transfert se fera "net" pour le propriétaire, sans retenue de votre part.
Procédure de création du transfert de dépenses
Une fois le paramétrage des honoraires vérifié, vous pouvez procéder à la refacturation effective de la taxe. Pour ce faire, suivez ces étapes :
1. Accéder au module de transfert
Dans votre interface LOCKimmo :
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Rendez-vous dans le menu Gestion.
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Sélectionnez l'option Transfert de dépenses.
Cette fonctionnalité est spécifiquement conçue pour isoler les charges récupérables (comme la TEOM) et les transformer en factures locataires.
2. Saisir les informations de la TEOM
Sur l'écran de saisie, complétez les champs suivants :
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Bail : Sélectionnez dans la liste déroulante le locataire concerné par la refacturation.
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Désignation : Indiquez un libellé clair, par exemple : « Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères – Année 2025 ».
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Montant : Saisissez le montant de la taxe.
Note fiscale : Le taux de TVA est généralement de 0 % pour cette catégorie de charges. Cliquez sur Calculer pour mettre à jour le montant TTC.
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Message (Optionnel) : Vous pouvez ajouter un commentaire personnalisé qui figurera sur la facture (ex: « Selon avis d'imposition reçu le XX/XX »).
3. Valider et générer la facture
Après avoir vérifié vos informations :
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Cliquez sur le bouton Ajouter.
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Le logiciel génère instantanément une facture locataire.
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Celle-ci apparaît immédiatement dans l'historique du locataire et est prête à être encaissée.
Impact sur la Déclaration Fiscale
Lors d'un transfert de dépenses, le remboursement du locataire est comptabilisé par défaut en loyer brut (Ligne 211).
Pour que l'aide à la déclaration fiscale soit exacte, vous devez impérativement enregistrer, en parallèle, la dépense de TEOM en " dépensé propriétaire payée par le propriétaire". Cette double écriture (recette d'un côté, dépense de l'autre) permet de neutraliser l'opération et de mouvementer les bonnes lignes de votre déclaration fiscale.
Conclusion
Grâce au module de transfert de dépenses, la refacturation de la taxe d'ordures ménagères devient un processus fluide et sécurisé. Cette automatisation du flux comptable vous permet de gagner un temps précieux lors de vos campagnes annuelles de refacturation tout en minimisant les risques d'erreurs de saisie manuelle.
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