Tout savoir sur la signature électronique !

Voici 3 avantages principaux à la signature électronique sur LOCKimmo :

1. Gain de temps considérable

La signature électronique permet d’accélérer le processus de signature des documents, évitant ainsi les délais liés aux déplacements physiques ou à l’envoi postal. En quelques clics, vos documents sont signés et validés, ce qui vous permet de passer à l'étape suivante plus rapidement.

2. Sécurisation des transactions et conformité juridique

Les signatures électroniques sont juridiquement reconnues et offrent un niveau de sécurité élevé. Elles garantissent l’intégrité des documents et permettent de vérifier l’identité des signataires, ce qui assure la conformité légale de vos contrats et protège les parties contre toute fraude.

3. Accessibilité et flexibilité

Avec la signature électronique, vos clients et partenaires peuvent signer des documents depuis n'importe où, à tout moment. Cette flexibilité facilite les démarches à distance, particulièrement utile pour les locataires et propriétaires, surtout dans le cadre de gestion à distance ou dans des situations où une présence physique n’est pas possible.

Comment créer et envoyer un document pour signature électronique ?

1. Accédez au menu COMMUNICATION, puis cliquez sur FAITES SIGNER VOS DOCUMENTS.

2. Cliquez sur la croix verte "NOUVELLE SIGNATURE".

3. Remplissez le champ "LIBELLÉ SIGNATURE" pour nommer votre demande.
   ⚠️ IMPORTANT : Les utilisateurs de MacBook et Safari ne verront pas cette case. Il sera nécessaire de se connecter via un autre navigateur pour procéder à la signature électronique. Cette problématique est connue de notre service Développement, mais les mises à jour Apple annulent régulièrement les correctifs apportés.

4. Ajoutez les destinataires en cliquant sur les croix vertes correspondant aux types de clients concernés.
   Note : Pour que les destinataires soient acceptés, assurez-vous que leurs fiches sont créées et qu'elles contiennent une adresse email et un numéro de téléphone portable valide.

5. Cliquez sur CHOISIR UN FICHIER, puis validez votre sélection en cliquant sur AJOUTER.

6. Enfin, cliquez sur ENVOYER POUR SIGNATURE pour transmettre le document aux destinataires.

Comment vérifier l'avancée de la signature électronique ?

Une fois l’envoi de la signature validé, celle-ci apparaîtra dans la liste des signatures. Vous pourrez consulter le nombre de signataires et, dans la section "ont signé", suivre en temps réel qui a signé et à quel moment.

Pour renvoyer la signature, cliquez sur l’icône de l’enveloppe.

Vous pouvez également consulter la liste des signataires en cliquant sur "Détail". De plus, il est possible de récupérer le lien de la signature pour l’envoyer individuellement à chaque signataire, si vous le souhaitez.

Quelle est la procédure pour valider la signature ?

1. Le destinataire reçoit un email indiquant qu’un document est à signer. Il doit cliquer sur SIGNER LE DOCUMENT.

2. Il est impératif de cliquer sur CONSULTER LE DOCUMENT À SIGNER avant de cliquer sur SIGNER LE DOCUMENT.

3. Il faudra ensuite saisir le code reçu par SMS.

4. Une fois validé, un message confirme que la signature est bien prise en compte.

5. Pour vérifier l’état de la signature, retournez sur LOCKimmo : la liste des signatures sera automatiquement mise à jour dès qu’un signataire valide le document.

À savoir : Lorsque vous avez configuré la passerelle technique des emails avec MAILJET, il est important de désactiver cette passerelle avant de lancer la signature électronique, sinon l'envoi du document ne sera pas effectué correctement.

Comment récupérer la preuve de signature de tous les signataires ?

Important : Tant que toutes les personnes concernées n'ont pas signé le document, il ne sera pas possible de récupérer l'ensemble des signatures.

1. Rendez-vous dans la liste des signatures.

2. Cliquez sur l’icône représentant le document avec le stylo.

3. La preuve de signature se trouve à la dernière page du document.

En conclusion

La signature électronique sur LOCKimmo simplifie et sécurise la gestion de vos documents, tout en vous faisant gagner un temps précieux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer, suivre et gérer les signatures de manière rapide et fiable, sans avoir besoin de déplacements physiques. En quelques étapes simples, vos documents sont validés, et vous bénéficiez d'une traçabilité parfaite de chaque signature.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !