Grâce à ce fonctionnement, LOCKimmo optimise votre gestion quotidienne tout en vous offrant un suivi complet des relances déjà effectuées.
✅ Une vision globale de toutes vos relances
Le Tableau de bord des relances et suivis regroupe l'ensemble des relances à effectuer sur votre portefeuille.
Vous pouvez consulter en un seul endroit les attestations d'assurance arrivant à échéance, les attestations d'entretien, les relances liées aux impayés, les assurances PNO ainsi que les autres suivis disponibles dans votre base.
Cette vue d'ensemble facilite le pilotage de votre activité et vous permet d'identifier rapidement les actions prioritaires.
✅ Des outils de recherche performants
Lorsque le nombre de dossiers devient important, LOCKimmo met à votre disposition plusieurs outils de recherche pour retrouver rapidement les informations souhaitées.
Vous pouvez notamment effectuer un filtrage par type de relance, par date, trier les résultats par ordre alphabétique ou encore rechercher directement un dossier grâce au nom du locataire, à son identifiant ou à son adresse e-mail.
Ces différents critères permettent de retrouver rapidement une relance spécifique et d'optimiser votre temps de traitement.
✅ Un envoi automatisé de vos relances
Une fois la relance sélectionnée, il suffit de cliquer sur le bouton Relancer pour générer automatiquement un e-mail.
Le logiciel utilise alors le modèle de courrier que vous avez préalablement paramétré et dépose le message dans votre Centre d'envois.
Les e-mails sont prêts à être vérifiés et envoyés, ce qui permet de ne pas ralentir votre utilisation du logiciel pendant vos traitements.
✅ Un historique complet de vos relances
Chaque relance conserve son historique d'envoi.
Grâce au bouton Détails, vous pouvez consulter le nombre de relances déjà effectuées, visualiser les e-mails précédemment envoyés et sélectionner le niveau de relance que vous souhaitez transmettre.
Cette traçabilité vous permet de suivre précisément les échanges réalisés avec vos locataires et d'adapter vos actions en fonction de la situation.
Voici les étapes à suivre pour envoyer une relance par e-mail :
A. Accéder au tableau de bord des relances
- Rendez-vous dans le menu GESTION
- Cliquez sur SUIVI ET RELANCES
- Sélectionnez TABLEAU DE BORD DES RELANCES ET SUIVIS
Une fois sur cette page, cliquez sur les doubles flèches de rafraîchissement 🔄️ afin d'actualiser les informations affichées.
Le logiciel peut vous inviter à quitter momentanément la page puis à y revenir afin que les dernières données soient correctement chargées.
B. Filtrer les relances
Vous pouvez ensuite choisir le type de relance que vous souhaitez consulter.
L'onglet Tous affiche l'ensemble des relances disponibles sur votre base.
Vous pouvez également sélectionner uniquement :
- Attestations d'assurances ;
- Attestations d'entretien ;
- Relances d'impayés ;
- Assurance PNO ;
- Cocher la mention " En cours / Clôturées ".
Il est également possible d'effectuer un Tri par dates, un Tri alphabétique ou une recherche à partir du nom du locataire, de son identifiant ou de son adresse e-mail.
C. Envoyer une relance
Une fois la relance identifiée, cliquez sur le bouton Relancer.
Le logiciel génère automatiquement un e-mail en utilisant le modèle de courrier que vous avez précédemment paramétré.
⚠️ L'e-mail n'est pas envoyé immédiatement. Il est automatiquement déposé dans le Centre d'envois, où vous pourrez valider cet envoi. Ce fonctionnement permet de garantir une utilisation fluide du logiciel, même lorsque plusieurs relances sont générées.
Vous pourrez également accéder au Centre d'envois si vous souhaitez contrôler le contenu du message avant son départ.
D. Consulter le détail des relances
Le bouton Détail vous permet d'obtenir davantage d'informations sur chaque dossier.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
- Consulter le nombre de relances déjà effectuées
- Visualiser les e-mails précédemment envoyés
- Choisir le niveau de relance à transmettre
- Suivre l'historique complet des relances réalisées
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour adapter votre communication en fonction des démarches déjà entreprises.
E. Gérer les relances d'impayés depuis le tableau de bord Focus impayés
LOCKimmo met également à votre disposition un second tableau de suivi entièrement dédié aux impayés, vous permettant de gérer efficacement les relances de vos locataires.
Pour y accéder :
- Rendez-vous dans le menu GESTION
- Cliquez sur SUIVI ET RELANCES
- Dans l'encadré TABLEAU DE BORD
- Sélectionnez FOCUS IMPAYÉS
Depuis cet écran, vous pouvez afficher l'ensemble des locataires ou des propriétaires, ou encore effectuer un filtrage personnalisé selon vos besoins afin de cibler uniquement les dossiers qui vous intéressent.
Le logiciel affiche le nombre total d'impayés et vous permet de consulter rapidement les dossiers concernés.
Vous avez également la possibilité de :
- Imprimer une lettre de relance
- Modifier le modèle de courrier utilisé pour vos relances
- Sélectionner le niveau de relance avant de procéder à son envoi
Une fois votre relance générée, celle-ci est automatiquement déposée dans le Centre d'envois. Vous pourrez alors contrôler son contenu, effectuer une dernière vérification si nécessaire, puis valider son envoi avant son expédition.
💡 Petite astuce : lorsque vous vous trouvez sur la page Suivis et relances, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble de votre activité. En un seul coup d'œil, vous pouvez consulter vos principaux indicateurs ainsi que votre balance, ce qui vous permet de suivre rapidement la situation de votre portefeuille et d'identifier les actions à entreprendre.
💡 Il est recommandé de consulter régulièrement le Tableau de bord des relances et suivis afin d'anticiper les échéances importantes et de maintenir un suivi rigoureux de vos dossiers. Une gestion proactive des relances contribue à améliorer la communication avec vos locataires et facilite le suivi administratif de votre portefeuille.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !