Comment enregistrer une réduction ou gratuité de loyer avec maintien des honoraires d’agence ?

Cette configuration permet de respecter les conditions particulières du bail tout en assurant le bon traitement comptable des honoraires.

Comment enregistrer une remise ou une gratuité de loyer tout en conservant les honoraires d’agence :

1. Accédez au menu : rendez-vous dans Gestion > Encaissement.

2. Ouvrez la fonction : cliquez sur "Réduction de loyer".

3. Renseignez les informations :

   • la date de la remise,

   • le montant de la réduction,

   • la désignation souhaitée (ex. : "Gratuité exceptionnelle - Août 2025").
     Cliquez ensuite sur "Valider" : la réduction apparaîtra dans la colonne de paiement.

4. Enregistrez la réduction en validant la ligne.

5. Le logiciel vous demandera alors si vous souhaitez calculer les honoraires de gestion sur la réduction.

   • Cliquez sur "Oui" si vous souhaitez maintenir les honoraires d’agence, même en cas de gratuité du loyer.

Ainsi, le loyer sera annulé ou réduit pour le locataire, tout en préservant la facturation des honoraires pour votre agence.

Points de vigilance et bonnes pratiques à respecter

Lors de l’enregistrement d’une remise ou d’une gratuité de loyer dans LOCKimmo, il est important de suivre certaines recommandations afin d’assurer une gestion optimale et éviter toute erreur comptable ou opérationnelle.

1. Évitez les factures négatives pour simuler une remise ou une gratuité

Utiliser une facture négative pour annuler un loyer peut sembler simple, mais cela peut entraîner des dysfonctionnements dans le logiciel :

• Certaines écritures comptables risquent de ne pas être correctement prises en compte, ce qui peut fausser les rapports et les états financiers.

• La gestion des soldes et des régularisations peut devenir incorrecte, compliquant les suivis locataires et propriétaires.

La méthode recommandée est donc d’utiliser la fonction dédiée à la réduction ou gratuité de loyer via le menu Encaissement > Réduction de loyer, qui gère cette situation de façon sécurisée et transparente.

2. Vérifiez le calcul des honoraires de gestion

Lorsque le logiciel propose de calculer les honoraires de gestion sur le montant réduit, réfléchissez bien à votre politique :

• Souhaitez-vous maintenir les honoraires malgré la remise ?

• Ou souhaitez-vous qu’ils soient également réduits ?

N’oubliez pas de toujours vérifier que les données saisies correspondent bien aux accords contractuels afin d’éviter tout malentendu ou litige ultérieur.

En conclusion

Enregistrer une remise ou une gratuité de loyer tout en maintenant la facturation des honoraires d’agence est une opération courante mais délicate. En suivant la procédure recommandée et en respectant les bonnes pratiques présentées, vous garantissez la bonne tenue comptable de vos dossiers, la transparence vis-à-vis des locataires et bailleurs, ainsi qu’une gestion fluide au sein de LOCKimmo.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !

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