Comment enregistrer un paiement effectué par un locataire qui a été rejeté?

Dans le cadre de la gestion locative, il peut arriver qu’un paiement effectué par un locataire soit rejeté. Les causes peuvent être diverses : absence de provision sur le compte du locataire, problème technique bancaire ou encore opposition au prélèvement. Quelle qu’en soit la raison, il est essentiel de tracer correctement ce rejet dans votre logiciel afin de maintenir une comptabilité à jour et fiable. Cet article vous accompagne pas à pas dans l’enregistrement d’un rejet de paiement dans le registre des encaissements.

Pourquoi enregistrer un rejet de paiement ?

Enregistrer un rejet de paiement n’est pas seulement une formalité administrative. Il s’agit d’une étape essentielle pour :

Maintenir la cohérence de la comptabilité : sans cette opération, un paiement rejeté resterait visible comme encaissé, faussant vos comptes.
Assurer un suivi précis du locataire : cela permet de garder un historique complet des incidents de paiement et d’identifier d’éventuelles récurrences.
Faciliter les relances : en marquant un paiement comme rejeté, vous pouvez ensuite déclencher facilement des actions de relance ou de régularisation.
Garantir la transparence : en cas de contrôle ou d’échanges avec le propriétaire, toutes les écritures sont correctement justifiées.

Étape 1 : Accéder au registre des encaissements

Pour commencer, rendez-vous dans le menu Gestion > Encaissements > Registre des encaissements.

Le registre des encaissements est l’outil central qui regroupe l’ensemble des paiements enregistrés dans le logiciel. C’est ici que vous pouvez visualiser :

Les règlements effectués par les locataires,
Les dates d’encaissement,
Les modes de paiement (virement, chèque, prélèvement…),
Et bien sûr, les éventuels rejets.

Étape 2 : Identifier le paiement rejeté

Une fois dans le registre, vous devez retrouver rapidement le paiement concerné. Pour cela, utilisez la fonction de filtre :

Sélectionnez le locataire concerné.
Le système affichera uniquement les encaissements liés à ce locataire, ce qui facilite la recherche.

Cette étape est particulièrement utile si vous gérez plusieurs lots ou un grand volume de paiements.

Étape 3 : Marquer le rejet du paiement

Après avoir identifié la ligne correspondant à l’encaissement rejeté, vous verrez apparaître une icône en forme de croix rouge à droite de la ligne.

Cliquez sur cette croix rouge.
Le logiciel vous proposera de préciser la date du rejet de paiement
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose d’enregistrer le rejet du paiement.
Validez l’opération.

Vous pouvez éditer le justificatif de rejet de paiement en format PDF.

Dès cette action réalisée, le paiement n’apparaîtra plus comme encaissé, mais bien comme rejeté. L’écriture comptable sera automatiquement mise à jour.

Conclusion

Enregistrer un rejet de paiement dans le registre des encaissements est une opération simple mais essentielle pour garantir la fiabilité de votre gestion comptable et assurer un suivi rigoureux des loyers.

En suivant les étapes décrites — accès au registre, identification du paiement, enregistrement du rejet — vous sécurisez vos écritures et facilitez vos démarches de relance.

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