Étape 1 : Créer le groupe
La première étape consiste à définir l'entité "Groupe" dans votre base de données.
-
Rendez-vous dans le menu Vos données.
-
Cliquez sur le menu Groupes de locataires.
-
Sélectionnez Ajouter un groupe.
-
Donnez un nom à votre groupe de baux.
⚠️ Attention : Le nom n'est pas modifiable ultérieurement. Pour changer le libellé, il sera nécessaire de supprimer le groupe et de le recréer.
Votre groupe est désormais configuré. La deuxième étape consiste maintenant à y rattacher les baux correspondants.
Étape 2 : Paramétrer les baux concernés
Une fois le groupe créé, il est nécessaire d'y rattacher les baux correspondants.
-
Rendez-vous dans le menu Vos données.
-
Cliquez sur Liste des baux.
-
Sélectionnez le bail concerné.
-
Dans l'onglet Essentiel, sélectionnez le groupe que vous avez créé dans la liste déroulante pour l'associer au bail.
- Surtout, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour que le logiciel prenne en compte la modification.
Suite à cette manipulation, le bail est officiellement rattaché au groupe. Vous pouvez désormais utiliser ce filtrage dans différents menus du logiciel.
Où utiliser le paramétrage des groupes de baux ?
1. Lancement de campagne d'appels de loyer
Depuis le menu Gestion loyers et facturation > Appel de loyer, vous pouvez sélectionner le filtrage "Par groupe de baux". Cela vous permet de lancer manuellement votre campagne de facturation pour le groupe de votre choix.
2. Communication en masse
Depuis le menu Communication > Envoi en masse, vous pouvez réaliser une campagne d'emailing ciblée en sélectionnant un groupe spécifique. Ainsi, seuls les locataires présents dans ce groupe recevront la communication.
Bonnes pratiques et points de vigilance
Pour tirer le meilleur parti de la segmentation par groupes de baux sur LOCKimmo, voici quelques conseils à appliquer au quotidien :
-
Standardiser la nomenclature de vos groupes : Afin d'éviter toute confusion, adoptez une règle de nommage constante. Par exemple :
[Type de bail] - [Nom de l'immeuble] - [Échéance]. Un nom comme "Habitation - Résidence Parc - Échéance le 5" est bien plus explicite qu'un simple "Groupe 1". Cela facilite grandement la sélection lors des campagnes d'appels de loyer. -
Intégrer le groupe dès l'entrée du locataire : La principale cause d'erreur est l'oubli d'affectation. Prenez le réflexe d'associer le groupe dès la création de la fiche bail dans l'onglet "Essentiel". Un bail qui n'est rattaché à aucun groupe n'apparaîtra pas lors de vos lancements de campagnes groupées, ce qui pourrait entraîner un retard de facturation.
-
Gérer la cohérence des prélèvements : Si vous utilisez les groupes pour générer des fichiers de prélèvements SEPA distincts, assurez-vous que tous les baux d'un même groupe possèdent bien un mandat de prélèvement valide et des coordonnées bancaires complètes.
Foire Aux Questions (FAQ)
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de LOCKimmo concernant ce paramétrage :
-
Puis-je affecter un seul bail à plusieurs groupes différents ? Non, dans LOCKimmo, un bail est rattaché à un champ de sélection unique. Il ne peut donc appartenir qu'à un seul groupe de baux à la fois.
-
Si je supprime un groupe, mes baux sont-ils supprimés ? Rassurez-vous, la réponse est non. Supprimer un groupe dans le menu "Groupes de locataires" n'impacte pas l'existence de vos baux. Cela vide simplement le champ "Groupe" dans les fiches baux concernées. Les fiches locataires et les contrats restent intacts dans votre base de données.
-
Comment modifier le nom d'un groupe existant ? Comme précisé à l'étape 1, le libellé d'un groupe est définitif une fois enregistré. Pour le modifier, vous devez créer un nouveau groupe avec le nom correct, réaffecter les baux un par un au nouveau groupe, puis supprimer l'ancien.
Conclusion
Le paramétrage par groupe est un outil de précision indispensable pour segmenter votre gestion. Que ce soit pour respecter des dates d'exigibilité différentes ou pour isoler certains types de lots, il sécurise vos processus de facturation et de communication.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !