Pour accéder à la fonction de relance des impayés, commencez par ouvrir le menu "Gestion". Dans ce menu, sélectionnez l’onglet "Suivi et relances".
Vous y trouverez ensuite la rubrique "Focus impayés", qui vous permet de visualiser et de traiter les loyers non réglés.
L’écran Focus Impayés permet de visualiser rapidement la liste des loyers et factures impayés par locataire et par période. Il centralise les informations essentielles et propose différents outils pour lancer des relances.
1. Paramétrer l’affichage des impayés
En haut de l’écran, plusieurs filtres sont disponibles :
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Sélectionner tous les locataires ou filtrer sur un locataire en particulier.
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Sélectionner tous les propriétaires ou filtrer sur un propriétaire spécifique.
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Impayés à la date du : choisissez la date de référence pour générer la liste des impayés.
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Afficher l’allocation CAF prévue : option permettant d’intégrer la part CAF attendue dans le calcul des impayés.
Une fois vos paramètres définis, cliquez sur Filtrer.
2. Lecture du tableau des impayés
Le tableau présente l’ensemble des dossiers en situation d’impayés avec plusieurs colonnes :
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Année / Mois / Date : correspond à la période du loyer ou de la facture.
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Libellé : référence ou description du loyer/facture.
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Montant HT / TTC : montant dû.
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Reste à payer : somme encore impayée.
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Niveau de relance : indique le stade de suivi (exemple : première relance, deuxième relance, mise en demeure).
Chaque locataire est affiché avec ses coordonnées (téléphone, e-mail) pour faciliter la prise de contact.
3. Actions disponibles par locataire
Pour chaque ligne, des boutons permettent de lancer directement une action :
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📧 Relance par e-mail : envoi automatique d’un mail de relance.
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✉️ Relance par courrier : génération d’une lettre imprimable.
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💬 Relance par SMS : envoi d’un message rapide au locataire.
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🖨️ Imprimer : impression du relevé d’impayés.
Ces actions peuvent être utilisées individuellement, en fonction de la gravité du retard et du canal de communication privilégié.
4. Actions globales (colonne de droite)
Sur la droite de l’écran, vous disposez de raccourcis utiles :
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✏️ Message à utiliser : personnaliser le modèle de message envoyé lors des relances.
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✏️ Modifier : ajuster manuellement certaines informations.
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📄 État des impayés : générer un état global pour un suivi synthétique.
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📄 Lettre de relance : générer en masse des courriers de relance.
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📧 Relance par e-mail : envoyer les relances par mail directement depuis l’outil.
Il est également possible de paramétrer vos courriers de relance. Ainsi, vous pouvez les personnaliser entièrement, afin qu’ils correspondent parfaitement à vos besoins.
Comment personnaliser les courriers de relance?
Pour personnaliser les modèles de courriers des relances d’impayés, vous devez accéder aux paramètres du logiciel.
Pour cela :
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Cliquez sur l’icône Paramétrages (la roue crantée située en haut à droite de votre écran).
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Rendez-vous dans le menu Automatisations.
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Sélectionnez la rubrique correspondant au type de courrier que vous souhaitez modifier.
Vous pourrez alors adapter le contenu et le texte de vos courriers selon vos besoins.
Cliquez sur le bouton « Paramétrez vos relances » afin d’accéder aux options de personnalisation.
Vous pouvez modifier le texte de vos courriers en cliquant sur l’icône crayon située à droite du modèle.
✅ En résumé : l’écran Focus Impayés centralise les loyers et factures en retard de paiement et offre des outils simples et rapides pour lancer des relances adaptées par mail, SMS ou courrier.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !