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Comment créer une fiche copropriétaire?

La gestion des informations relatives aux copropriétaires est essentielle pour maintenir une base de données claire, à jour et exploitable. Que ce soit pour enregistrer un nouvel arrivant dans l’immeuble ou pour mettre à jour des informations, la création d’une fiche copropriétaire dans votre outil de gestion est une opération simple, mais qui doit être réalisée avec précision. Voici un guide complet qui vous accompagnera pas à pas dans cette démarche.

1. Accéder à la fonction de création

Pour ajouter un nouveau copropriétaire dans votre logiciel de gestion, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Connectez-vous à votre espace de gestion avec vos identifiants habituels.

  2. Allez dans l’onglet Vos données. Cet onglet regroupe l’ensemble des informations administratives et de suivi liées à la copropriété.

  3. Sélectionnez la rubrique Liste des copropriétaires. Vous y trouverez l’ensemble des fiches déjà existantes.



2. Remplir les informations générales

Dans la fenêtre “Fiche copropriétaire” :

  1. Identifiant : saisissez le numéro ou code interne attribué au copropriétaire (si applicable).

  2. Civilité, prénom et nom :

    • Sélectionnez la civilité (M., Mme, etc.).

    • Indiquez le prénom et le nom du premier copropriétaire.

    • Répétez l’opération pour un éventuel second copropriétaire (si le bien est détenu en indivision ou par un couple).

3. Saisir les coordonnées

Sous l’onglet Coordonnées (sélectionné par défaut) :

  • Téléphone : entrez un ou deux numéros de téléphone fixe.

  • Portable : entrez un ou deux numéros de téléphone mobile.

    • L’icône SMS indique la possibilité d’envoyer des notifications par message.

  • E-mail : renseignez une ou deux adresses e-mail valides

4. Renseigner l’adresse postale

Dans la section Adresse postale :

  1. Indiquez l’adresse complète du copropriétaire.

  2. Complétez le champ “Cplt adresse” si nécessaire (bâtiment, étage, etc.).

  3. Renseignez le code postal et la ville.

5. Adresse pour les convocations AG

Si l’adresse pour recevoir les convocations aux assemblées générales est différente :

  1. Remplissez les champs Nom, Adresse, Cplt adresse, Code postal, Ville.

  2. Si elle est identique à l’adresse postale, vous pouvez la recopier pour éviter les erreurs.

6. Mode de réception des documents

Dans la zone en bas à droite :

  • Sélectionnez si le copropriétaire souhaite recevoir ses documents par e-mail ou par courrier postal.

  • Pour un envoi dématérialisé, assurez-vous que l’adresse e-mail est correctement saisie.

7. Informations complémentaires

Activez ou désactivez les curseurs selon le cas :

  • Membre du conseil syndical : Oui / Non.

  • Président du conseil syndical : Oui / Non.

  • Copropriétaire archivé : Oui / Non (à cocher uniquement pour un ancien copropriétaire).

8. Autres onglets disponibles

En haut de la fiche, vous pouvez accéder à d’autres onglets pour compléter les informations :

  • Comptabilité : les éléments de comptabilité (compte comptable) se génèrent automatiquement. Il n'y a aucune saisie à effectuer dans cet onglet.

  • Lots possédés : liste des lots appartenant au copropriétaire.

  • Infos bancaires : coordonnées bancaires pour les prélèvements ou remboursements.

  • GED : documents liés au copropriétaire.

  • Correspondance : dans cette rubrique, il est possible d'ajouter des adresses de correspondance

  • Carnet de bord : vous retrouvez dans cet onglet, la liste des événements en lien avec le copropriétaire.

9. Enregistrer la fiche

Une fois toutes les informations saisies et vérifiées :

  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page.

  2. La fiche est alors ajoutée à la Liste des copropriétaires.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !