1. Accéder au module de gestion des clés de répartition
Pour commencer, je vous invite à aller dans le menu Vos données > puis dans la rubrique Règlements de copropriétés > Clés de répartition.
Cet espace regroupe l’ensemble des clés existantes pour chaque copropriété et permet d’en créer de nouvelles ou de modifier celles déjà en place.
2. Sélectionner la copropriété concernée
Une fois dans le module, vous devez sélectionner, dans la liste déroulante, la copropriété pour laquelle vous souhaitez créer la clé de répartition. Cette étape est essentielle pour éviter toute confusion entre différentes copropriétés.
Après avoir choisi la copropriété, cliquez sur le bouton “+” vert pour ajouter une nouvelle clé.
3. Renseigner les informations de base
Dans le formulaire de création, remplissez les champs suivants :
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Désignation : le nom ou la description de la clé (exemple : “Charges générales 2025” ou “Ascenseur bâtiment A”).
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Nombre de millièmes : il s’agit du total de millièmes correspondant à cette clé de répartition. Les millièmes représentent les quotes-parts des parties communes affectées à chaque lot.
4. Définir le type de clé
C’est ici que vous précisez si la clé concerne les charges générales ou des charges particulières.
a) Charges générales
Si la clé correspond aux charges générales, cochez la case “Clé charges générales”.
Les charges générales regroupent les dépenses communes à l’ensemble des copropriétaires, telles que :
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L’assurance de l’immeuble
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La sortie des poubelles
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Le nettoyage des parties communes
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L’éclairage des parties communes
Ces dépenses sont réparties selon les millièmes généraux définis dans le règlement de copropriété.
b) Charges particulières
Si la clé ne correspond pas aux charges générales, ne cochez pas cette case.
Les charges particulières sont créées lorsque :
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La copropriété gère des parties spécifiques avec une répartition différente des tantièmes généraux.
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Certaines charges doivent être affectées uniquement à certains copropriétaires (exemple : ascenseur, charges du bâtiment A, charges du bâtiment B…).
Dans ce cas, la clé permettra d’attribuer ces dépenses uniquement aux lots concernés, selon leur quote-part spécifique.
5. Enregistrer la clé de répartition
Après avoir complété toutes les informations :
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Vérifiez attentivement vos saisies.
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Cliquez sur “Enregistrer” pour valider la création de la clé.
Une fois enregistrée, la clé pourra être utilisée pour la répartition des dépenses lors de la préparation des appels de fonds et de la régularisation annuelle des charges.
6. Bonnes pratiques
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Respecter le règlement de copropriété : les clés doivent correspondre aux modalités définies dans le document officiel.
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Nommer clairement chaque clé pour éviter toute confusion (exemple : préciser l’année ou la nature des charges).
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Contrôler le total des millièmes : il doit être cohérent avec la répartition prévue.
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Documenter les modifications : en cas de création ou de modification d’une clé, notez la date et le motif pour assurer la traçabilité.
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