✅ Un gain de temps significatif
En saisissant les informations essentielles du mandat à l’avance (données du propriétaire, du bien, conditions de gestion, honoraires, etc.), vous réduisez considérablement le temps nécessaire lors de la phase de signature. Une fois l’accord final obtenu, il ne vous reste qu’à valider les données existantes, sans avoir à tout ressaisir.
✅ Une meilleure organisation
Vous pouvez constituer un portefeuille de projets en cours, vous permettant de suivre l’évolution de chaque mandat en préparation. Cela facilite la gestion de votre activité, en distinguant clairement les mandats validés de ceux encore en discussion avec les propriétaires.
✅ Plus de flexibilité pour le conseiller
Vos collaborateurs peuvent créer un projet lors d’un premier rendez-vous, sans avoir à attendre la décision finale du client. Cela leur permet d’anticiper et de préparer tous les documents nécessaires, tout en laissant au propriétaire le temps de réflexion.
✅ Réduction des erreurs
En préparant le mandat à l’avance, vous avez le temps de vérifier les informations saisies et de les corriger si nécessaire avant validation. Cela limite les risques d’erreurs lors de la création du mandat officiel, et évite les aller-retours chronophages.
✅ Amélioration de l’image professionnelle
Proposer un mandat déjà rédigé et prêt à être signé montre à vos clients que vous êtes rigoureux, réactif et bien organisé. Cela renforce la confiance et donne une image moderne et professionnelle de votre agence.
✅ Archivage facilité
Tant que le mandat reste à l’état de projet, vous conservez la main pour le modifier ou le supprimer. Ce n’est qu’une fois validé qu’il devient un document officiel. Cela permet une plus grande souplesse dans votre gestion administrative.
Voici les étapes à suivre pour créer puis valider un projet de mandat :
A. Créer un projet de mandat
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Accédez au menu Vos données et cliquez sur AJOUTER UN MANDAT.
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Sélectionnez le propriétaire concerné en cliquant sur l’icône de la loupe.
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Cochez la case Projet de mandat.
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Renseignez les informations dans les quatre onglets : Essentiel, Honoraires / GLI, Biens / Locations, et Autres infos.
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Vous pouvez cliquer sur l’icône de l’imprimante pour télécharger le projet ou simplement sur Enregistrer pour le sauvegarder.
B. Valider un projet de mandat
Une fois que le projet de mandat a été validé avec le propriétaire, vous pouvez le retrouver, le modifier si nécessaire, puis procéder à sa validation.
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Rendez-vous dans le menu VOS DONNÉES, puis cliquez sur VOS MANDATS DE GESTION.
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Vous accéderez à la liste de tous vos mandats, qu’ils soient validés ou encore en projet.
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Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour ouvrir le projet de mandat à modifier.
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Apportez les modifications nécessaires dans les différents onglets.
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Dans le champ Projet de mandat, passez le curseur sur Non pour indiquer qu’il s’agit désormais d’un mandat validé. Vous pouvez également renseigner un numéro de mandat.
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Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la validation.
⚠️ Une fois le mandat validé, il ne sera plus possible de le supprimer. Toutefois, vous pourrez l’archiver lorsqu’il ne sera plus actif.