Dans le cadre de votre gestion locative vous pouvez être appelé à mettre en place un garantie loyers impayés (GLI) qui permettra à vos mandataires de percevoir leurs loyers même si le locataire s'avère défaillant. Votre logiciel LOCKimmo dispose de tous les éléments permettant une bonne gestion de la GLI et c'est ce que nous allons détailler dans cet article.
Etape 1 : Paramétrage de la prestation GLI
Pour pouvoir utiliser la GLI dans le cadre de votre gestion la 1ère étape va consister à créer l'assureur qui vous propose cette garantie. Pour cela allez dans Paramètres (roue crantée en haut à droite de l'écran) puis sur Paramètres gestion locative.
Cliquez ensuite sur Liste des assureurs
Vous arriverez sur l'écran vous permettant de créer - lister vos assureurs GLI
Cliquez sur le bouton nouveau à droite de l'écran (le plus)
Renseignez les informations relatives à votre assureur GLI
Rendez vous ensuite sur l'onglet Prestations et cliquez sur Ajouter une formule GLI
Vous ouvrirez la fiche de description de votre garantie GLI
Plusieurs possibilités vous sont offertes selon les paramètres de votre assurance. Retenez juste que dans le cas général la GLI est prise en compte lors de l'appel de loyer et non l'encaissement
et également que le type de tarification est souvent Variable
En effet le montant de la prime GLI évoluera souvent en fonction du montant du loyer dont elle représentera un pourcentage
Par rapport à ce pourcentage précisez si ce dernier s'appuie sur le montant du loyer ou bien encore du loyer et des provisions pour charges
Précisez si la GLI inclus ou pas la protection détériorations immobilières ou bien encore la protection juridique
Parmi les options disponibles sur cet écran vous avez la possibilité si vous le souhaitez d'ajouter une marge sur GLI. Cette marge sera à votre profit.
Vous pouvez également préciser un compte comptable destiné à être utilisé pour comptabiliser les primes liées à la GLI. Si vous ne savez pas quel compte utiliser laissez le compte comptable par défaut en ne saisissant rien dans ce champ
Toutefois si vous disposez de plusieurs formules de GLI il peut être intéressant d'utiliser ce compte (dont la racine sera 468 pour séparer comptablement les montants de prime GLI calculés. Vous pourrez ainsi par exemple utiliser le compte 4680031 pour telle formule de GLI et 4680032 pour une autre formule
Etape 2 : Application de la GLI sur le bail
Une fois la prestation GLI définie vous avez avoir la possibilité de préciser que vous utilisez cette formule GLI sur votre bail. Pour préciser ce point allez dans Données - Liste des baux. Sélectionnez le bail qui vous intéresse et cliquez sur l'onglet mandat
Vous pourrez alors sélectionner votre prestation GLI en cliquant sur Formule GLI à sélectionner
En cas de besoin ou d'erreur de saisie vous pourrez annuler votre choix en cliquant sur le bouton en forme de suppression
Cliquez sur Enregistrer sur votre bail. Votre prestation GLI est à présent correctement paramétrée.
Elle sera calculée automatiquement lors de vos futures transactions (ex: Appel de loyer).
Questions relatives à la GLI
Comment obtenir une liste des GLI qui ont été calculées par le logiciel ?
Si vous souhaitez lister les GLI qui ont été calculées sur une période vous pouvez par exemple aller dans Edition - Liste des honoraires
Sur cet écran vous aurez la possibilité de sélectionner une période et de faire un focus sur la GLI ce qui vous permettra d'avoir le détail des primes GLI calculées
Comment voir le montant de la GLI calculée sur un loyer en particulier ?
Si vous avez appliqué de la GLI sur vos loyers vous avez la possibilité d'aller dans le registre des loyers et facturations en allant dans Gestion - Loyers et facturations
Sur cet écran dans la liste des loyers appelés apparaissant sur la droite de l'écran sélectionnez votre locataire et cliquez sur ce bouton
Vous obtiendrez la transaction comptable liée à cet appel et vous pourrez voir le montant de la GLI calculée
Comment sera comptabilisée la marge sur GLI ?
La marge sur GLI est à votre profit. La prime GLI est destinée à être reversée à l'assureur. La comptabilisation se fait donc différemment selon qu'on comptabilise la marge sur GLI ou la prime GLI. Comptablement vos primes GLI généreront une transaction sur un compte de type 468003 - Assurance loyers
La marge sur GLI mouvementera quant à elle un compte de type 468000 - honoraires de gestion
Comment éditer le bordereau GLI ?
Votre assureur vous demandera de lui transmettre régulièrement un bordereau GLI. Ce bordereau retrace les primes GLI que vous avez calculé et permet de vous demander le paiement de ces dernières.
Ce document peut être généré en allant dans Gestion - Bordereau GLI
Plusieurs possibilités d'édition vous seront offertes avec également un export Excel possible si votre assureur vous demande la transmission d'un fichier et non d'un état
Comment encaisser un paiement reçu de la part de la GLI ?
Dans le cadre d'un bail lié à une garantie loyers impayés l'assureur peut avoir à se substituer au locataire si ce dernier ne règle pas le montant de son loyer.
Dans ce cas il va falloir prendre en compte ce paiement de votre assureur GLI
L'enregistrement se réalise en allant dans Gestion - Paiement par la GLI
Cet écran est à l'image de l'écran d'encaissement classique et il vous faudra saisir ce règlement fait par l'assureur comme un règlement classique qu'aurait fait le locataire
Comptablement cette saisie sera par contre prise en compte différemment. En effet si votre propriétaire se vera bien reversé le montant de l'encaissement (déduction faite de vos éventuels honoraires) grâce à une comptabilisation sur un compte ayant pour racine 411 le montant payé par l'assureur viendra mouvementer un compte analytique de type 890000
Cette comptabilisation permet de matérialiser le fait que c'est l'assureur qui s'est substitué au locataire pour le paiement
Par ailleurs si vous allez sur la fiche du locataire et si vous cliquez sur le solde en haut à droite de la fiche locataire vous accéderez au détail du compte du locataire
et pourrez voir sur la droite de l'écran le montant de la dette GLI du locataire. C'est à dire de l'argent que dois le locataire à la GLI
Le montant payé par l'assureur à la place du locataire sera visible sur l'extrait de compte du locataire
Toutefois si vous le souhaitez vous pourrez masquer ce montant en cochant la case masquer la GLI en haut de l'écran
Comment comptabiliser le fait que le locataire a remboursé la GLI ?
Si votre locataire a une dette GLI c'est à dire s'il doit de l'argent à l'assureur car ce dernier s'est substitué à lui pour le paiement de loyers le locataire peut décider de rembourser cette dette GLI. Dans ce cas vous pouvez être partie prenante de l'opération car c'est peut être vous qui recevrez ce paiement.
Pour comptabiliser ce paiement du locataire cliquez sur le bouton "Le locataire rembourse la GLI" en allant dans Gestion - Le locataire rembourse la GLI
A l'ouverture de l'écran "Remboursement par le locataire" positionnez vous sur le locataire concerné et cliquez sur le bouton Enregistrer le remboursement à droite de l'écran.
Saisissez le montant payé par le locataire (par défaut sera affiché le montant de sa dette totale) et précisez les autres informations demandées (ex: compte bancaire)
Précisez si vous souhaitez créer automatiquement la transaction de paiement à l'assureur. C'est à dire la prise en compte du fait que vous transmettez l'argent à l'assureur en cochant ou pas la case adéquate
Cliquez sur Enregistrer pour valider la saisie
Votre logiciel réalisera automatiquement la comptabilisation de l'opération avec une transaction comme celle-ci
Comme vous pourrez le constater seront mouvementés les comptes:
- banque 512 pour prendre en compte le fait que vous avez reçu de l'argentµ
- 401 lié au fournisseur car cet encaissement a généré une dette vis à vis de l'assureur et c'est pourquoi un compte 401-fournisseur lié à l'assureur est mouvementé
D'un point de vue analytique le compte 890000 - assurance loyers impayés est également mouvementé pour prendre en compte le fait que toute ou partie de la dette GLI du locataire a été soldée.
Dans le cas présent la dette GLI du locataire était de 79 €. Nous avons enregistré un remboursement de 30€
Si nous allons sur la fiche du locataire et sur son relevé de compte sa dette GLI aura évolué en conséquence
Si nous cochons la case Masquer les transactions liées à la GLI en haut de l'écran relevé de compte locataire
Les lignes suivantes seront masquées:
- paiement de l'assureur GLI à la place du locataire
Par contre seront affichées:
- les paiements du locataire fait pour rembourser sa dette GLI
Si bien qu'en cochant cette case nous obtiendrons une vision du solde du locataire excluant l'impact de la GLI sur le solde du locataire. Ceci dit autrement nous aurons une vision du compte locataire et de son solde uniquement lié ce que le locataire aura payé lui même. Cette information et ces données sont importantes notamment dans le cadre d'un recouvrement ou bien encore dans les échanges avec l'assureur GLI.
Comment gérer un changement de tarif de ma GLI ?
Comme nous l'avons vu la GLI est paramétrée au niveau de la fiche assureur. Ceci est très pratique puisque cela signifie que si un élément change concernant la GLI (ex: modification du taux de prime demandé par l'assureur) il suffira de modifier ce point en allant dans Paramètres - Liste des assureurs
Ce changement impactera tous les baux que vous aurez lié à cette prestation GLI. Donc il n'y aura pas besoin de passer sur chaque bail pour faire la modification.
Problèmes courants rencontrés concernant la GLI ?
Si vous avez des appels de loyers et que la GLI n'a pas été calculée sur ces derniers vérifiez bien si le paramétrage de la prestation GLI sur le bail a bien été faite avant le lancement de l'appel de loyer. En effet si votre appel a été lancé. Que vous modifiez la prestation GLI sur le bail ceci n'aura pas d'effet rétroactif.
Si vous êtes dans ce cas annulez et relancez tout simplement votre loyer pour que la GLI soit bien prise en compte