Quels sont les avantages à archiver au lieu de supprimer les fiches ?
✅ Respect des obligations comptables et légales : L'archivage permet de conserver une trace des données importantes, ce qui est essentiel pour respecter les exigences comptables ou fiscales, sans perdre l'historique de vos informations.
✅ Accès facile aux données archivées : Vous pouvez toujours consulter ou réactiver des fiches archivées si nécessaire, ce qui est plus pratique que de devoir recréer ces informations si vous en avez besoin à l'avenir.
✅ Maintien de la cohérence de la base de données : L'archivage garantit l'intégrité de vos données, en empêchant des erreurs liées à la suppression accidentelle ou à l'oubli de certaines informations importantes.
✅ Gains de temps : Si vous avez besoin de retrouver certaines informations à l’avenir, l'archivage vous permet de le faire rapidement sans avoir à refaire des recherches ou réintroduire des données.
✅ Sécurité des données : L'archivage protège vos données tout en les rendant invisibles pour vos opérations quotidiennes, ce qui évite toute confusion avec les informations actives.
Comment archiver les fiches sur votre base ?
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Accédez à l'onglet VOS DONNÉES : Connectez-vous à votre compte LOCKimmo et rendez-vous dans l'onglet VOS DONNÉES.
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Cliquez sur LISTE DE VOS DOSSIERS ARCHIVES : Une fois dans l’onglet VOS DONNÉES, sélectionnez l'option LISTE DE VOS DOSSIERS ARCHIVES.
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Choisissez le type de fiche à archiver : Vous pouvez archiver différentes catégories de fiches (locataire, propriétaire, bail, bien, tiers). Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez archiver.
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Sélectionnez la fiche concernée : Dans le menu déroulant, choisissez la fiche spécifique que vous souhaitez archiver.
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Cliquez sur ARCHIVER : Une fois la fiche sélectionnée, il vous suffit de cliquer sur le bouton ARCHIVER pour finaliser le processus.
Quelles sont les conséquences de l’archivage ?
- Ce qui change après l'archivage :
Après l'archivage, les fiches concernées ne seront plus visibles dans les sections actives de votre base de données. Elles seront ainsi retirées de la vue quotidienne, vous permettant de garder un environnement de travail plus épuré et organisé. Toutefois, il est important de souligner que ces fiches restent présentes dans la base de données et peuvent être réactivées à tout moment. Cela vous permet de retrouver ces informations facilement si elles sont nécessaires à l'avenir, sans avoir à les recréer.
- Impact sur les fonctionnalités :
L'archivage des fiches n'a pas d'impact direct sur les données elles-mêmes. Les informations contenues dans les fiches archivées restent intactes et accessibles en cas de réactivation. Cependant, ces fiches archivées ne seront pas prises en compte dans les processus automatisés, comme les indexations de loyers ou les calculs relatifs aux baux actifs. Elles ne figureront pas non plus dans les rapports ou autres opérations en cours, ce qui garantit que seules les fiches actives sont incluses dans ces processus.
Conclusion
Archiver vos fiches sur LOCKimmo est une solution idéale pour maintenir une gestion efficace et conforme de vos données sans perdre l'historique de vos informations importantes. Cela vous permet de respecter les obligations comptables et légales, de garder un accès facile aux données archivées, de maintenir la cohérence de votre base de données, de gagner du temps et de garantir la sécurité de vos informations.
N’oubliez pas que l’archivage est une option pratique qui vous permet de garder une base de données propre et bien structurée, tout en ayant la possibilité de récupérer des informations archivées en cas de besoin.
Si vous avez des questions ou avez besoin d’assistance pour archiver vos fiches, n'hésitez pas à contacter notre support — nous sommes là pour vous aider !