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Comment ajouter une copropriété?

La bonne configuration d’une copropriété dans votre logiciel de gestion est une étape essentielle pour assurer un suivi administratif, technique et comptable fiable. Que vous débutiez dans l’outil ou que vous gériez déjà un portefeuille de copropriétés, la création d’une nouvelle fiche doit être réalisée avec soin afin d’éviter les erreurs et omissions. Voici un guide pas à pas pour vous accompagner dans l’ajout d’une copropriété.

 

1. Accéder à la fonction “Ajouter une copropriété”

  1. Connectez-vous à votre espace de gestion avec vos identifiants.

  2. Dans le menu principal situé à gauche de l’écran, cliquez sur Vos données.

  3. Sélectionnez l’option Ajouter une copropriété.

    • Cette action ouvrira un formulaire structuré en plusieurs onglets, chacun correspondant à un type d’information à renseigner.

2. Remplir l’onglet “Essentiel”

L’onglet Essentiel est sélectionné par défaut lors de la création. C’est ici que vous devez renseigner les informations de base.

A. Informations administratives

  • Référence : entrez un identifiant unique pour la copropriété (par exemple un code interne ou abrégé).

  • Désignation : indiquez le nom officiel ou usuel de la copropriété (ex. : Résidence Les Tilleuls).

  • N° immatriculation : saisissez le numéro d’immatriculation de la copropriété au registre national (si déjà obtenu).

  • SIRET Copropriété : renseignez le numéro SIRET si applicable.

B. Adresse

  • Adresse : entrez l’adresse principale de la copropriété (numéro, rue).

  • Cplt adresse : précisez des informations supplémentaires si nécessaire (bâtiment, escalier, etc.).

  • Code postal et Ville : renseignez les coordonnées postales complètes.

C. Informations complémentaires

  • Manchette : sélectionnez la manchette (paramètre d’en-tête pour les documents édités) dans le menu déroulant.

  • Année de construction : indiquez l’année de construction de l’immeuble.

D. Localisation sur carte

  • La carte interactive (à droite) permet de visualiser la position géographique.

  • Assurez-vous que l’adresse saisie correspond bien au lieu affiché.

3. Compléter les autres onglets

Après avoir renseigné la partie Essentiel, vous pouvez passer aux autres onglets :

  • Mandat : informations sur le contrat de syndic.

  • IBAN : coordonnées bancaires de la copropriété.

  • Exercices : dates de début et de fin de l’exercice comptable.

  • Lots : détails des lots rattachés à la copropriété.

  • Finances : Liste des comptes bancaires de la copropriété

  • GED : documents numériques liés à la copropriété.

  • Contrats : Liste des contrats en cours (maintenance, nettoyage…).

  • Diagnostics : Liste des diagnostics techniques obligatoires.

  • Équipements : liste des équipements collectifs.

=> Focus sur l'onglet Assurances : Vous trouvez dans cet onglet les informations sur le contrat d’assurance multi-risques.

 

Il faut cocher la case située à gauche du titre Assurance multi-risques pour activer la saisie des informations.

Cette section permet de référencer le contrat couvrant la copropriété.

Vous devez ensuite renseigner la nature de la garantie . Deux options sont possibles :

  • Valeur à neuf (sélection par défaut) : indemnisation calculée sur le coût de reconstruction neuf.

  • Limitée à un capital : indemnisation plafonnée à un montant spécifique.

  • Assureur : indiquez le nom de la compagnie d’assurance.

    • Référence police : saisissez le numéro de contrat ou de police fourni par l’assureur.

    • Date police : sélectionnez la date de prise d’effet du contrat via le calendrier.

4. Enregistrement

  1. Vérifiez que tous les champs obligatoires sont correctement remplis.

  2. Cliquez sur le bouton Enregistrer (en bas à droite).

  3. La copropriété sera ajoutée à la liste et pourra ensuite être complétée avec les lots, copropriétaires et documents.

💡 Astuce :

  • Toujours vérifier la cohérence entre l’adresse saisie et la localisation sur la carte.

  • Compléter un maximum d’onglets dès la création pour éviter les oublis ultérieurs.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !