En renseignant l'IBAN, le BIC ainsi que les informations relatives au mandat, vous préparez votre dossier en amont et vous assurez que toutes les données nécessaires seront disponibles lors de la création de vos prochains appels de loyers.
✅ Une gestion centralisée des informations bancaires
Toutes les informations relatives au prélèvement sont enregistrées directement sur la fiche du bail concerné. Cette centralisation facilite le suivi de vos dossiers et évite de devoir rechercher les coordonnées bancaires dans différents documents ou échanges avec le locataire.
Vous disposez ainsi d'un espace regroupant le mode de paiement ainsi que les informations nécessaires aux prélèvements.
✅ Une préparation simplifiée des prélèvements SEPA
En renseignant les coordonnées bancaires dès la création ou la modification du bail, vous anticipez la mise en place des futurs prélèvements.
Le logiciel pourra ainsi utiliser automatiquement ces informations lors de la génération des mandats et des fichiers de prélèvement, ce qui réduit les manipulations et limite les risques d'erreur.
✅ Une traçabilité complète du mandat
LOCKimmo vous permet de renseigner la date du mandat ainsi que son numéro de référence. Ces informations sont conservées sur la fiche bail et restent accessibles à tout moment.
Vous avez également la possibilité d'imprimer le mandat afin de le faire signer ou de le conserver dans votre dossier administratif.
✅ Un code de virement généré automatiquement
Une fois les informations enregistrées, LOCKimmo génère automatiquement un code qui pourra être communiqué au locataire pour identifier correctement ses virements.
Cette fonctionnalité facilite le rapprochement bancaire et contribue à une gestion plus efficace des règlements.
Voici les étapes à suivre pour ajouter les coordonnées bancaires d'un locataire :
A. Accéder à la Fiche bail
- Rendez-vous dans le menu VOS DONNÉES.
- Dans VOS BAUX, puis sur LISTE DES BAUX.
- Sélectionnez le bail concerné afin d'ouvrir sa fiche.
B. Paramétrer le mode de paiement
Une fois sur la fiche bail :
- Ouvrez l'onglet ESSENTIEL.
- Localisez l'encadré INFOS PAIEMENTS.
- Dans le champ Paiement des loyers, sélectionnez Terme à échoir ou Terme échu à votre convenance.
- Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez Prélèvement.
Ce paramétrage indique que les règlements du locataire seront effectués par prélèvement bancaire.
C. Renseigner les coordonnées bancaires
Après avoir sélectionné le mode de paiement par prélèvement :
- Cliquez sur le bouton IBAN LOCATAIRE "à définir".
- Saisissez l'IBAN du locataire.
- Renseignez ensuite le code BIC correspondant.
- Indiquez la date du mandat SEPA.
- Complétez le numéro de mandat.
Une fois ces informations renseignées, vous pouvez cliquer sur le bouton représentant une imprimante afin d'imprimer le mandat et de le conserver ou de le faire signer si nécessaire.
⚠️ Après avoir renseigné ces informations, pensez à cliquer sur Enregistrer afin de sauvegarder le mandat et les coordonnées bancaires.
D. Finaliser le paramétrage
En revenant sur la fiche bail, toujours dans l'encadré INFOS PAIEMENT, le logiciel génère automatiquement un code de virement.
Ce code pourra être communiqué au locataire afin qu'il puisse l'utiliser lors de ses virements et faciliter ainsi leur identification.
⚠️ N'oubliez pas de cliquer une nouvelle fois sur Enregistrer sur la fiche bail. Cette étape est indispensable pour que l'ensemble des informations soit correctement pris en compte par le logiciel.
💡 Bonnes pratiques
Avant de générer vos prochains appels de loyers, il est recommandé de vérifier que l'IBAN, le BIC, la date du mandat et le numéro de mandat sont correctement renseignés. Une vérification préalable permet d'éviter les rejets de prélèvements et garantit une gestion plus fluide des encaissements.
📌 Une fois ce paramétrage effectué, vous pourrez générer vos mandats SEPA ainsi que vos fichiers de prélèvement lors de vos prochains appels de loyers, sans avoir à ressaisir les informations bancaires du locataire. Cette organisation vous permet de gagner du temps, de sécuriser vos opérations et de simplifier la gestion quotidienne de vos encaissements.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !