L'encaissement manuel vous offre une grande souplesse et vous permet de contrôler l'imputation des montants tout en assurant un suivi fiable de votre comptabilité locative.
✅ Une gestion personnalisée des règlements
Grâce à l'encaissement express, vous pouvez enregistrer rapidement un paiement sans attendre un rapprochement automatique. Vous choisissez la date d'encaissement, le locataire concerné ainsi que le compte bancaire sur lequel le règlement doit être enregistré.
Cette flexibilité facilite la gestion des paiements exceptionnels ou des règlements reçus par différents moyens.
✅ Un suivi précis des références de paiement
Lors de la saisie de l'encaissement, LOCKimmo met à votre disposition un champ Référence du paiement entièrement libre.
Vous pouvez y renseigner le numéro de chèque, une référence de virement, un numéro de reçu ou toute autre information qui facilitera vos recherches et le suivi de vos opérations comptables.
Cette personnalisation constitue un véritable atout pour retrouver rapidement un règlement en cas de besoin.
✅ Une ventilation manuelle des montants
Lorsque le règlement concerne plusieurs éléments de facturation, LOCKimmo vous permet de ventiler manuellement les sommes encaissées.
Vous pouvez ainsi décider précisément quelle partie du paiement doit être affectée au loyer, aux charges, au dépôt de garantie ou à toute autre ligne présente sur la facture ou l'appel de loyer.
Cette fonctionnalité garantit une comptabilisation conforme à la réalité du règlement effectué par le locataire.
✅ Une visualisation instantanée des soldes
Au moment de la ventilation, le logiciel affiche les montants déjà enregistrés ainsi que le reste à payer sur chaque ligne.
Vous pouvez ainsi constater, par exemple, qu'un dépôt de garantie est intégralement réglé tandis qu'un solde de loyer reste encore dû.
Cette visibilité permet de contrôler immédiatement l'affectation des paiements et d'éviter les erreurs d'imputation.
Voici les étapes à suivre pour affecter manuellement un encaissement :
A. Accéder au menu Encaissement express
- Rendez-vous dans le menu GESTION.
- Puis dans ENCAISSEMENTS.
- Cliquez sur ENCAISSEMENT EXPRESS.
Vous accédez alors à l'écran de saisie d'un nouvel encaissement.
B. Renseigner les informations générales
Commencez par compléter les informations principales :
- Sélectionnez la date d'encaissement.
- Renseignez la référence du paiement. Ce champ étant libre, vous pouvez y inscrire toute information utile pour votre suivi.
- Dans le menu déroulant Locataire, sélectionnez le locataire concerné par le règlement.
- Si plusieurs comptes bancaires sont paramétrés sur votre base, choisissez le compte bancaire sur lequel le versement a été reçu.
- Indiquez ensuite le montant de l'encaissement.
C. Choisir le mode de règlement
LOCKimmo vous permet de préciser le moyen de paiement utilisé par le locataire.
Vous pouvez notamment sélectionner :
- Chèque ;
- Virement ;
- Espèces ;
- Prélèvement ;
- Mandat cash ;
- Carte bancaire.
Cette information est enregistrée avec l'encaissement et facilite le suivi de vos règlements.
D. Ventiler manuellement l'encaissement
Si vous souhaitez répartir le paiement entre plusieurs lignes de facturation, cochez la case Ventiler manuellement.
Les différentes lignes correspondant au loyer, aux provisions pour charges, au dépôt de garantie ou aux autres éléments facturés apparaissent alors à l'écran.
Pour affecter un montant à une ligne spécifique, effectuez simplement un double clic sur le montant de la ligne concernée puis saisissez la somme que vous souhaitez imputer.
Au fur et à mesure de votre saisie, le logiciel indique :
- le montant total de la ligne ;
- le montant déjà enregistré ;
- le montant restant à payer.
Vous pouvez ainsi constater qu'un dépôt de garantie par exemple est entièrement soldé tout en laissant apparaître un éventuel reliquat sur le loyer ou sur une autre facture.
💡 Cette fonctionnalité est particulièrement recommandée lorsque le règlement reçu ne correspond pas exactement au montant total de l'appel de loyer ou lorsqu'il doit être réparti entre plusieurs postes de facturation.
E. Enregistrer l'encaissement
Une fois toutes les informations vérifiées et les montants correctement ventilés, cliquez sur Enregistrer afin de valider votre saisie.
Votre encaissement est immédiatement pris en compte par le logiciel.
💡 Consulter vos encaissements
Après validation, vous pouvez retrouver l'ensemble de vos règlements en vous rendant dans le menu GESTION > ENCAISSEMENTS > REGISTRE DES ENCAISSEMENTS.
Vous disposez ainsi d'un historique complet de tous les paiements enregistrés, facilitant le suivi de vos comptes locataires, les recherches comptables et le contrôle de vos opérations quotidiennes.
Grâce à cette fonctionnalité, LOCKimmo vous permet de gérer vos encaissements manuels avec précision, de répartir facilement les paiements entre plusieurs lignes de facturation et de conserver une comptabilité locative fiable et parfaitement organisée.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !