Comment éditer les votes par correspondance?

🧭 Objectif de la procédure

L’édition du formulaire de vote par correspondance permet de :

• Générer automatiquement le modèle officiel de formulaire conforme à la réglementation ;

• Préremplir les informations liées à la copropriété et à l’Assemblée Générale ;

• Imprimer ou exporter les formulaires destinés aux copropriétaires absents ;

• Faciliter la collecte et la gestion des votes avant la tenue de la séance.

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🔍 Étape 1 : Accéder au menu “Vote par correspondance”

Dans votre logiciel de gestion, ouvrez le module consacré aux Assemblées Générales, puis cliquez sur le menu :

Menu AG → Préparation des AG →  Vote par correspondance

Ce menu regroupe les fonctionnalités permettant d’éditer, d’enregistrer et de suivre les votes reçus avant l’Assemblée Générale.

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🏢 Étape 2 : Sélectionner la copropriété concernée

Dans la fenêtre qui s’ouvre :

1. Sélectionnez la copropriété pour laquelle vous souhaitez éditer le formulaire.

2. Recherchez le nom ou le code de la résidence dans la liste déroulante.

3. Validez votre sélection.

Cette étape permet d’associer le document à la copropriété concernée et de charger les informations correspondantes (syndic, adresse, tantièmes, etc.).

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📅 Étape 3 : Choisir la date de l’Assemblée Générale

Une fois la copropriété sélectionnée :

1. Choisissez la date de l’Assemblée Générale pour laquelle vous souhaitez générer les votes par correspondance.

2. Cette sélection permet d’afficher automatiquement les résolutions prévues à l’ordre du jour pour cette séance.

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🖨️ Étape 4 : Éditer et imprimer le formulaire de vote

Une fois la copropriété et la date de l’AG sélectionnées :

1. Cliquez sur l’icône d’imprimante 🖨️ dans la barre d’outils.

2. Le logiciel génère automatiquement le formulaire de vote par correspondance au format officiel.

3. Vous pouvez alors :

   • Imprimer directement le document 

     

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📋 Contenu du formulaire de vote par correspondance

Le formulaire édité comprend :

• Les informations de la copropriété et de l’Assemblée Générale (date, lieu, heure) ;

• Les résolutions soumises au vote avec les options “Pour / Contre / Abstention” ;

• Les coordonnées du copropriétaire concerné ;

• Un encadré pour la signature obligatoire du copropriétaire.

💬 Important : Le formulaire doit être retourné au syndic avant la tenue de l’Assemblée pour que les votes soient valablement pris en compte.

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🧠 Bonnes pratiques

• Vérifiez la mise à jour de l’ordre du jour avant d’éditer le formulaire : les résolutions doivent correspondre à la version définitive envoyée avec la convocation.

• Envoyez le formulaire en même temps que la convocation pour respecter les délais légaux.

• Conservez une copie numérique de chaque formulaire envoyé pour archivage.

• Si un copropriétaire renvoie son formulaire incomplet ou non signé, le vote correspondant est considéré comme nul.

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🧾 En résumé

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