1. Accéder au menu « Échéancier de fin de baux »
La première étape consiste à vous rendre dans le menu dédié au suivi des échéances :
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Cliquez sur Gestion dans la barre de navigation.
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Rendez-vous ensuite dans la rubrique Suivi et relances.
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Sélectionnez enfin l’option Échéanciers de fin de baux.
Ce menu centralise l’ensemble des informations liées aux contrats arrivant à leur terme et constitue l’outil principal pour consulter et éditer vos échéanciers.
2. Définir la période d’échéance à analyser
Une fois dans l’écran de l’échéancier, vous devez préciser la période pour laquelle vous souhaitez obtenir la liste des baux arrivant à expiration.
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Sélectionnez les dates de début et de fin correspondant à la période souhaitée.
Par exemple :-
Si vous voulez préparer les renouvellements pour le trimestre à venir, vous pouvez choisir une période couvrant les trois prochains mois.
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Si vous souhaitez une vision annuelle, définissez une plage de 12 mois.
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Cette étape est importante car elle conditionne les résultats qui apparaîtront dans la liste et vous permet de cibler uniquement les contrats pertinents pour votre suivi.
3. Générer la liste des baux arrivant à échéance
Une fois la période définie, vous pouvez éditer la liste en quelques clics :
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Cliquez sur l’icône Imprimante située dans la barre d’actions.
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Le système génère automatiquement un document listant tous les baux correspondant aux critères choisis.
Cette édition peut prendre la forme d’un aperçu à l’écran ou d’un document imprimable, selon vos préférences. Vous pourrez ainsi conserver une trace papier, l’exporter au format PDF ou l’envoyer par courriel à vos collaborateurs si nécessaire.
4. Exploiter les informations de la liste
La liste éditée regroupe l’ensemble des baux arrivant à échéance sur la période sélectionnée. Vous y trouverez généralement :
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Le numéro de bail
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le nom du locataire
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L’adresse du bien concerné.
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La date de début de bail, la durée, la date de préavis, la date de fin du bail.
Grâce à ces informations, vous pouvez :
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Planifier vos actions : contacter le locataire pour connaître son intention (renouvellement ou départ).
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Anticiper les départs : préparer la mise en relocation du bien, organiser les visites ou prévoir les travaux.
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Respecter les délais légaux : certaines notifications (renouvellement ou congé) doivent être envoyées plusieurs mois avant l’échéance. La liste vous permet de ne rien oublier.
Vous pouvez également vérifier les informations importantes concernant vos baux, en vous rendant dans la rubrique Rappels des dates importantes de baux, toujours dans le menu Suivis et relances.
5. Bonnes pratiques
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Mettre à jour régulièrement vos données : assurez-vous que toutes les dates de fin de bail sont correctement saisies dans le logiciel pour obtenir une liste fiable.
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Éditer la liste de manière récurrente : par exemple une fois par mois, afin d’anticiper suffisamment à l’avance les démarches à entreprendre.
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Conserver un historique : garder les éditions précédentes peut vous aider à suivre l’évolution et à justifier vos actions auprès de vos interlocuteurs.
Conclusion
L’édition de la liste des baux arrivant à leur terme est un outil précieux pour assurer un suivi rigoureux de vos contrats. En quelques clics, vous disposez d’une vision claire des échéances à venir et pouvez ainsi anticiper vos actions en toute sérénité.
Pour éditer cette liste : Gestion > Suivi et relances > Échéancier de fin de baux > Sélection de la période > Icône Imprimante.
En appliquant régulièrement cette procédure, vous éviterez les oublis, respecterez les délais légaux et gagnerez en efficacité dans la gestion de vos baux.
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