1. Accéder au menu d’édition des dépenses
Pour commencer, rendez-vous dans le menu :
Éditions > Dépenses > Analyse des dépenses
C’est dans cette rubrique que vous allez pouvoir consulter, filtrer et imprimer la liste des dépenses enregistrées dans votre logiciel. L’écran qui s’affiche présente plusieurs options de sélection et de personnalisation afin d’adapter l’édition à vos besoins de gestion.
2. Choisir la période d’analyse
Avant de générer votre liste, vous devez définir une période. Vous pouvez sélectionner une plage de dates correspondant, par exemple, à un mois, un trimestre ou une année. Cette sélection permet de limiter l’analyse aux dépenses réellement engagées pendant l’intervalle choisi.
Exemple : si vous souhaitez éditer toutes les dépenses de l’année 2024, il suffit de définir la période du 01/01/2024 au 31/12/2024.
3. Utiliser les filtres de dépenses
L’un des atouts de cette fonctionnalité est la possibilité de filtrer vos dépenses selon différents critères. Ces filtres vous permettent de cibler vos recherches et d’obtenir des éditions personnalisées.
Les principaux filtres disponibles sont :
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Par locataire : utile si vous souhaitez visualiser les dépenses imputées à un locataire en particulier.
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Par propriétaire : pratique pour les administrateurs de biens qui gèrent plusieurs mandants.
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Par immeuble : permet d’analyser toutes les dépenses rattachées à un immeuble spécifique.
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Par bien : idéal pour isoler les dépenses liées à un seul logement ou local.
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Par contrat de bail : vous pouvez cibler les dépenses associées à un bail précis.
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Par tiers / fournisseur / artisan : indispensable pour suivre les factures liées à un prestataire donné (ex. EDF, Veolia, artisan plombier…).
Vous pouvez également choisir entre :
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Toutes les dépenses
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Toutes les charges locatives
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Toutes les dépenses propriétaires
Ces options vous aident à distinguer ce qui relève des charges récupérables auprès du locataire et ce qui reste à la charge du propriétaire.
4. Générer et consulter la liste des dépenses
Une fois vos filtres définis, cliquez sur le bouton Filtrer.
Le tableau récapitulatif s’affiche alors et présente les colonnes suivantes :
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Date : la date d’enregistrement ou de facturation.
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Désignation : description ou libellé de la dépense.
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Location : bien ou logement concerné.
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Catégorie : type de dépense (ex. eau, entretien, réparations…).
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Référence : numéro ou code interne de la dépense.
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Responsable : indique à qui la dépense est rattachée (locataire ou propriétaire).
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Montant HT, TVA, TTC : détail comptable et fiscal.
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Tiers / Fournisseur : nom du prestataire ou fournisseur lié à la dépense.
Ce tableau peut être trié ou filtré colonne par colonne pour affiner encore davantage votre recherche.
5. Imprimer ou exporter la liste des dépenses
Une fois la liste affichée, vous avez la possibilité de l’imprimer directement. L’impression peut être utilisée pour vos propres archives, pour transmettre à un propriétaire mandant, ou encore pour préparer une réunion de gestion.
Dans certains cas, selon votre logiciel, il peut également être possible d’exporter la liste au format Excel ou PDF, ce qui facilite encore plus le suivi et le partage.
6. Bonnes pratiques pour l’édition des dépenses
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Vérifiez régulièrement vos dépenses : un contrôle mensuel ou trimestriel vous évite les erreurs et facilite la préparation de la régularisation annuelle.
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Utilisez les filtres par fournisseur pour contrôler vos factures et vérifier la cohérence des montants facturés.
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Distinguez bien les charges locatives des dépenses propriétaires pour éviter toute confusion lors de la répartition.
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Conservez vos éditions comme justificatifs : elles constituent une preuve utile en cas de contrôle ou de contestation.
Conclusion
L’édition de la liste des dépenses est une fonctionnalité clé pour assurer une gestion locative transparente et efficace. Grâce aux filtres avancés, vous pouvez générer des états adaptés à chaque situation : par bien, par fournisseur, par locataire ou par propriétaire.
En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pourrez éditer et imprimer vos listes de dépenses de manière claire, précise et professionnelle, tout en gagnant du temps dans votre suivi administratif.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !