Écart de solde locataire : comment identifier et corriger les anomalies?
Il peut arriver que le montant affiché dans l’écran Encaissements diffère du solde affiché sur la fiche locataire. Cela peut être dû à une erreur de saisie, un mauvais compte comptable ou un appel de loyer incorrect. Cet article vous guide pas à pas pour identifier et corriger ces écarts.
Étape 1 : Vérifier les comptes comptables
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Accédez à Gestion > Comptabilité > Balance comptable.
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Recherchez dans le compte 658xxx si un encaissement a été affecté par erreur.
💡 Astuce : Dans la balance comptable, utilisez la fonction filtrer par locataire pour retrouver rapidement les mouvements liés à ce locataire.
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Si un encaissement est incorrect, supprimez-le et ressaisissez-le pour qu’il s’affecte sur le bon compte comptable.
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📌 Icône associée : bouton poubelle pour supprimer un encaissement
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Étape 2 : Vérifier les OD (Opérations Diverses)
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Accédez à Gestion > Comptabilité > Registre des OD.
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Vérifiez que le compte 810xxx du locataire est bien mouvementé pour toute OD saisie.
💡 Astuce : Cliquez sur la ligne OD pour voir le détail des comptes affectés.
📌 Icône associée : loupe pour consulter les détails
Étape 3 : Vérifier les appels de loyers
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Accédez à Gestion > Loyers et Facturations > Registre des loyers et facturations.
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Vérifiez qu’aucun appel négatif n’a été saisi pour ce locataire, car cela peut créer un écart dans le solde.
💡 Astuce : Utilisez les filtres par locataire et période pour faciliter la recherche.
Étape 4 : Pointage entre appels de loyers et encaissements
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Accédez au menu Éditions.
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Éditez la liste des appels de loyers et la liste des encaissements pour le locataire concerné.
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Comparez les deux listes pour identifier les incohérences :
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Montants non encaissés
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Appels de loyers manquants
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Paiements enregistrés sur le mauvais compte
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💡 Astuce : Exportez les listes au format PDF ou Excel pour faciliter la comparaison.
En suivant ces étapes, vous pourrez identifier la cause de l’écart et effectuer les corrections nécessaires pour que le solde locataire et l’écran Encaissements soient cohérents.
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